Hannover Re - Job Portal

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Hannover Rück-Gruppe (Hannover Rück SE und E+S Rückversicherung AG – nachfolgend Hannover Rück) in Hannover und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Die Hannover Rück mit Sitz in Hannover betreibt weltweit technisch das Bewerbungssystem „SAP SuccessFactors Recruiting“ zur Bewerbungsverwaltung und zur Veröffentlichung von Stellenangeboten für ihren Sitz in Deutschland sowie für ihre weltweiten Konzerngesellschaften.

Das Bewerbungssystem dient insbesondere zur Unterstützung bei der Personalbeschaffung, d.h. um Stellenangebote innerhalb der Hannover Rück-Gruppe - innerhalb Deutschlands und weltweit - mit den geeigneten Bewerber:innen zu besetzen.

1.  Wer ist für die Datenverarbeitung und den Datenschutz verantwortlich?

a. Verantwortlich für die Datenverarbeitung in Deutschland

Hannover Rück SE

Candidate & Employee Relations

Karl-Wiechert-Allee 50
30625 Hannover
Deutschland
Tel. +49 511 5604-0
Fax +49 511 5601-1618
E-Mail: personnel@hannover-re.com

b. Verantwortlich für den Datenschutz in Deutschland

Hannover Rück SE

- Datenschutzbeauftragter -

Karl-Wiechert-Allee 50
30625 Hannover
Deutschland
Tel. +49 511 5604-0
Fax +49 511 5601-1618
E-Mail: datenschutz@hannover-re.com

2. Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?

Zu den Kategorien personenbezogener Daten, die wir verarbeiteten, gehören insbesondere Ihre Stammdaten (z.B. Name oder Staatsangehörigkeit), Kontaktdaten (z.B. Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) sowie die Daten des gesamten Bewerbungsverfahrens (insbesondere Lebenslauf, Zeugnisse, Fragebögen/Interviews, Angaben zu Ihren Qualifikationen und bisherigen Tätigkeiten). Besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad einer Behinderung) benötigen wir nicht für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung. Wir verwenden diese Daten nur dann, wenn Sie uns diese im Laufe des Bewerbungsverfahrens freiwillig mitgeteilt haben und Ihre Einwilligung oder ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand die Verwendung rechtfertigt. Bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch erfassen wir Ihre Daten auch im Rahmen der Videoüberwachung an bestimmten Gebäuden wie z. B. Eingang am Hauptgebäude, an den Schleusen oder Zufahrt/Zugang zur Tiefgarage.

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Personalvermittlungsunternehmen) erhalten haben, denen Sie Ihre Daten zur Weitergabe zur Verfügung gestellt haben.

3. Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. Betriebsverfassungsgesetz, Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz und ggf. weitere lokale gesetzliche Anforderungen bei einer Bewerbung um eine Stelle im internationalen Umfeld).

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Durchführung sowie Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und der Beurteilung, inwieweit eine Eignung für die betreffende vakante Position vorliegt. Die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten ist erforderlich, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses entscheiden zu können. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.

In Teilbereichen stützen wir uns ggf. auf eine gesondert von Ihnen erteilte Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a), 7 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG (z. B. zur Verwendung Ihrer Bewerbungsunterlagen auch für andere vakante Positionen in der Hannover Rück-Gruppe, ggf. auch weltweit). Bei einer solchen Einwilligung haben Sie jederzeit das Recht, diese mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Die Hannover Rück-Gruppe ist ein global aufgestellter Konzern, in dem es neben einem disziplinarischen Vorgesetzten (Hiring Manager) auch weitere Personen gibt, die aufgrund ihrer Tätigkeit notwendiger Weise an dem Bewerbungsprozess beteiligt sind, z.B. Recruiter, Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung.

Im Zuge von individuellen Vorstellungsgesprächen können gegebenenfalls auch Mitarbeiter:innen, die nicht zu den o.g. Gruppen gehören, zu diesem Zeitpunkt in den Bewerbungsprozess selektiv eingebunden werden, wenn dies für die Beurteilung des/r Bewerbers:in notwendig ist. Diese Weitergabe Ihrer Daten stützen wir auf berechtigte Konzerninteressen (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO).

Eine etwaige Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten beruht auf den Erlaubnistatbeständen in § 22 Abs. 1 Nr. 1 b) BDSG und § 26 Abs. 3 und Abs. 4 BDSG, sofern wir dafür nicht gesondert Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG) eingeholt haben.

Ihre Daten verarbeiten wir zudem, um unsere rechtlichen Pflichten als potenzieller Arbeitgeber erfüllen zu können, z.B. aufgrund aufsichtsrechtlicher Vorgaben oder beim Abgleich Ihrer Daten mit sog. Sanktionslisten, um Rechtsvorschriften zur Terrorismusbekämpfung (z. B. EU-Verordnung 2580/2001) zu genügen. Dies erfolgt jeweils auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO und § 26 BDSG.

Daneben verwenden wir Ihre Daten auch zu statistischen Zwecken (z. B. Untersuchungen zum Surf-/Navigationsverhalten auf unseren Seiten). Die Erstellung der Statistiken erfolgt ausschließlich zu eigenen Zwecken und die Auswertungsergebnisse sind in keinem Fall personalisiert, sondern anonymisiert. Nähere Informationen finden Sie hier: https://www.hannover-re.com/182774/data-privacy

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zuvor darüber informieren.

4. Wer erhält Ihre Daten?

Ihre Bewerbungsdaten werden jederzeit vertraulich behandelt. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Personalabteilung, Fachbereich, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Einstellungsentscheidung und zur Erfüllung unserer vor-/vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Sollten wir Ihnen im Rahmen einer von Ihnen eingereichten Bewerbung keine zu besetzende Position anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Qualifikationsprofils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für eine zukünftig vakant werdende Position innerhalb unserer Unternehmensgruppe interessant sein kann, werden wir je nach Ihrer Freigabe der Sichtbarkeit und Auffindbarkeit, Ihr Bewerbungs-Profil für den jeweiligen Bewerbungsprozess in Betracht ziehen und mit Ihnen für die Vereinbarung eines Vorstellungsgesprächs in Kontakt treten.

Soweit sich die zu besetzende Position in einem Standort unseres Unternehmens in einem anderen Land befindet, können Ihre Daten auch an Vorgesetzte in anderen Gesellschaften unserer globalen Gruppe weitergeben werden. In der Stellenausschreibung wird jeweils darauf hingewiesen, in welchem Land die vakante Position in unserer Unternehmensgruppe zu besetzen ist.

Unsere Plattform für Online-Bewerbungen wird von dem externen Dienstleister SAP betrieben, der sich seinerseits weiterer IT-Dienstleister bedient.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Begründung des Arbeitsverhältnisses notwendig ist (z. B. Industrie- und Handelskammer sowie Berufsbildungswerk der Versicherungswirtschaft) bzw.  wenn dies für die reibungslose Durchführung des Verfahrens notwendig ist. Dies kann zum Beispiel zur Systemwartung oder Server-Bereitstellung erfolgen.

Hierbei werden die Daten ausschließlich durch vertraglich gebundene Dienstleister verarbeitet. Die Weitergabe von personenbezogenen Daten erfolgt dabei zweckgebunden im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach den relevanten datenschutzrechtlichen Vorschriften. Diese vakanten Positionen befinden sich in Deutschland / der Europäischen Union und unterliegen dem deutschen Recht / dem Europäischen Unionsrecht. Die von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister können Sie unter der in Ziffer 1 genannten Anschrift bei unserer Personalabteilung mit dem Zusatz – Recruiting Advisor Team – bzw. bei Bewerbungen um Positionen bei internationalen Konzerngesellschaften auch bei den örtlich zuständigen Personalabteilungen erfragen.

Berater:innen wie Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen oder Rechtsanwälte /-Rechtsanwältinnen, die uns bei der Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten oder bei der Wahrung unserer rechtlichen oder wirtschaftlichen Interessen unterstützen, können ebenfalls Zugriff auf Ihre Daten nur im Rahmen des erforderlichen Umfanges erhalten.

5. Wie werden Ihre Identifizierungsdaten behandelt?

Wenn Sie auf SAP SuccessFactors Recruiting zugreifen, können mögliche Identifizierungsdaten und andere Angaben gespeichert werden. Die Hannover Rück wird diese Informationen streng vertraulich behandeln und behält sich vor, diese Angaben ausschließlich für statistische Zwecke zu nutzen. Die Bewerbungs- und Stellen-Portale der Hannover Rück enthalten keine Active-X-Elemente. Cookies werden nur für interaktive Funktionen verwendet, wie zum Beispiel dem Bewerbungs-Portal oder bei der Erstellung für den Benachrichtigungsdienst "Job Abonnement ". Alle übrigen Cookies werden automatisch mit dem Schließen des Browsers gelöscht. Persönliche Daten werden stets SSL-verschlüsselt (SSL - Secure Socket Layer) übertragen.

Die Hannover Rück gibt keine Gewähr für die ständige Verfügbarkeit der SAP SuccessFactors Recruiting-Plattform.

Weitere Bedingungen für die Nutzung der Hannover Rück-Webseite sind im Haftungsausschluss zu finden.

6. Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland (Drittländer)?

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister:innen oder Gruppengesellschaften außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt dies nur, soweit dem betreffenden Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Informationen dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren internationalen Konzerngesellschaften und bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter den oben genannten Kontaktinformationen anfordern.

7. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Bewerbungsdaten automatisch sechs Monate nach Abschluss eines laufenden Bewerbungsverfahrens, also nach dem Erhalt einer Absage, Abbruch des Bewerbungsprozesses oder Vertragsangebot. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zu Zwecken der Beweisführung erforderlich ist oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

Wenn Sie Ihren persönlichen Account im Bewerbungs-Portal der Hannover Rück nicht löschen, bleiben Ihre personenbezogenen Daten für 6 Monate ab der letzten Änderung oder Aktivität in Ihrem Bewerbungs-Profil gespeichert, sofern Ihr Bewerbungsstatus nicht aktiv ist. Das bedeutet, dass Sie es für weitere Bewerbungen bei der Hannover Rück nutzen können. Wenn Sie innerhalb dieser 6 Monate weder Ihre Daten ändern noch sich auf eine andere Stelle bei der Hannover Rück bewerben und Ihr Bewerbungsstatus nicht aktiv ist, wird neben Ihrem persönlichen Account im Portal auch Ihr Bewerbungs-Profil nach Ablauf dieses Zeitraums automatisch gelöscht. In diesem Fall verbleiben im Portal nur anonymisierte Daten.

Rechtsgrundlage für diese Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO.

Rechnungen über etwaige Reisekostenerstattungen werden entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben archiviert. Hier findet im Regelfall eine Speicherung von 10 Jahren statt (§ 257 HGB, § 147 AO).

Im Falle einer Zusage werden die Daten in Ihre Personalakte überführt und unterliegen den dortigen Speicherfristen.

8.  Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffene:r geltend machen?

a. Auskunftsverlangen

Sie können unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.

b. Datenberichtigung

Wenn Ihre personenbezogenen Daten Ihrer Ansicht nach falsch oder unvollständig sind, können Sie eine entsprechende Berichtigung dieser Daten verlangen beziehungsweise diese selbst über SAP SuccessFactors Recruiting vornehmen.

c. Datenlöschung

Sie können unter bestimmten Voraussetzungen des Artikel 17 DSGVO die Löschung Ihrer Daten verlangen beziehungsweise diese selbst über SAP SuccessFactors Recruiting vornehmen, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist.

Die Löschung von personenbezogenen bzw. –beziehbaren Daten erfolgt i.d.R. automatisch sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens durch eine Einstellung oder Absage. Anonymisierte Rumpfdaten werden zu Marketingzwecken weiterhin vorgehalten. Dies umfasst den Wohnort, die Anrede (falls angegeben), den Bezug zur Anzeige sowie den Bewerbungsverlauf. Ein Rückschluss auf eine Person oder Personeninformationen ist hiermit nicht möglich.

Ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten kann Ihnen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

d. Widerspruchsrecht:

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter (Konzern-)Interessen, können Sie dieser Verarbeitung unter der oben genannten Adresse widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen.

Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn, sie dient überwiegenden zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits oder der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

9. Möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren Daten beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich an unseren Datenschutzbeauftragten (Kontakt siehe oben) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für Hannover Rück mit Sitz in Deutschland zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Deutschland
Telefon: +49 (0511) 120 45 00
Telefax: +49 (0511) 120 45 99
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

10. Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Eignungsbeurteilung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Bewerbungsverfahren durchführen und eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen zu können.

Stand dieser Information: Januar 2023

Bei relevanten Änderungen dieser Informationen werden wir Sie bei Bedarf erneut informieren.